Sssssshhhh…. un poquito de discreción con esos e-mail, por favor!

Yo, además de trabajar por cuenta propia, también lo hago por cuenta ajena, es decir, trabajo en una empresa como empleada. Si a todas estas horas (de día y noche) le añadimos mi trabajo como madre y ama de casa, os podréis imaginar que aburrirme, es un lujo del que no disfruto desde hace años. La verdad es que a veces sueño con el día en el que me vaya tan bien por cuenta propia que pueda decir “bye-bye” a mi jefe –y mira que me llevo bien con él- pero otras… creo que perdería una gran “musa” para el blog: mi día a día en la oficina me reporta tantas ideas…

Ayer mismamente me cruce un par de mails con un colaborador respecto a un tema en el que no estábamos de acuerdo. En un momento dado, esta otra persona empezó a poner en copia a su jefe, al mío, al responsable técnico… vamos, me dieron ganas de ofrecerle el correo electrónico de mi padre, mi marido y mejor amiga por si quería ponerles en copia también.

¿Quién nos ha enseñado a poner a tanta gente en copia cuando mandamos una mail? ¿Es una forma de cubrirnos las espaldas? ¿es una forma mal-encubierta de delatar nuestros errores o desavenencias?

El tiempo vale oro

¿Os habéis parado a calcular cuánto tiempo dedicáis a revisar vuestro buzón de entrada? Yo estoy segura de dedicar más de una cuarta parte de mi jornada a atender e-mails. Además de los “cienes” de correos que me competen, recibo otros tantos (no pocos) en los que no termino de averiguar porque me ponen en copia.

De verdad que agradecería que la gente fuese más selectiva a la hora de mandarme e-mails.

Mandar un mail con “mil” personas en copia implica que “mil” personas van a dedicar 5 minutos (o 15) en leer y comprender nuestro mail. A veces, ponemos en copia a alguien solo para que “este enterado”… pero, claro, esa persona no está al tanto de qué va “la historia” y tiene que dedicar bastante tiempo para comprender “ese” mail; yo hay veces que tengo que leerme todos los mails previos (que van quedando por debajo) para enterarme de qué va “el tema” e intentar averiguar por qué estoy en copia ¡Y es agotador!

Quién debe ser el destinatario

Cuando hemos de enviar un mail a más de una persona, lo ideal es elegir un único destinatario principal (Para:); el resto de contactos van en copia (CC:). Las normas-no-escritas de los e-mails implica que la persona que tiene que actuar respecto a nuestro correo es el destinatario y los demás son meros espectadores.

Si hay más de una persona a quien nos dirigimos y que debe actuar, podemos poner más de un contacto como destinatario. En este caso, es muy importante que se detalle en el cuerpo del mensaje “qué” persona debe hacer el “qué”, de modo que evitemos que más de uno haga un mismo trabajo o, todo lo contrario, no lo haga nadie (pues todos piensen que será “el otro” quien lo haga).

Si yo no tengo que hacer nada respecto  a un mail y no es de mi competencia directa ¡no me pongas en copia! Todos salimos beneficiados… y yo, además, agradecida.

Privacidad

Los correos electrónicos se ven afectados por la Ley de Protección de Datos (LOPD); puede que esta ley nos suene a chino pero es muy importante conocerla, al menos, por encima.  Se trata de una normativa que las instituciones competentes vigilan de cerca y ¡y las multas sonde infarto!. Por resumir lo que aquí aplica, hemos de tener claro que la dirección de email de alguien es de su exclusiva propiedad y ni podemos usarla sin su permiso ni facilitársela a terceros sin consentimiento explícito.

Es importante tener en cuenta el tema de la propiedad de las dirección e-mail para, entre otras, no generar spam. Se llama spam a cualquier mensaje que recibimos sin haberlo requerido o aquel que recibimos, cuando hemos expresado previamente que no queremos recibirlo, y constituye una acción punible. Así que “ojito” a usar direcciones de correo electrónico que encontramos por casualidad u obtenemos de internet, especialmente, para fines comerciales.

El compartir los correos electrónicos de nuestra lista de contactos con terceros, es una práctica tan grave como habitual. Puede que ninguno lo hayamos hecho “a posta” pero ¿cuántos de nosotros hemos recibido o enviado un mail con un montón de direcciones en copia? ¡pues muy mal por el remitente! Si mi dirección es mía y solo le he dado permiso a “ese remitente” de usarla ¿Por qué se la facilita al resto de destinarios que ven mi contacto como yo veo el suyo? Las normas tácitas de la comunicación electrónica nos indica que cuando hemos de enviar un mail a más de una persona – y entre ellas no hay relación previa o están el relación puntual por algún motivo-  todos esos contactos se ponen como “con copia oculta” (CCO:) y el destinatario principal, el propio remitente.

Cuándo ponemos a alguien en copía

El exceso de información, desinforma – eso es así siempre. En el ámbito profesional, la gente necesita ser informada de aquella información que les compete o afecta pero no de todos esos datos superfluos que no solo no van a recordar, sino que distraen de la información realmente importante – llegando incluso a confundirles-. Por ello hemos de hacer un esfuerzo para no poder en copia a un montón de contactos, como quien llena un maleta de vacaciones de “por si acasos”.

Analizar cuándo poner en copia a alguien es imposible pues se habría que tratar “mil y un” caso – cosa que no procede. Pero sí podemos, a modo informativo, indicar cuando no. Por algo hay que empezar…

Cuándo NO ponemos a alguien en copía

La elegancia marca la diferencia entre un buen y un mal profesional”.

Alguno dirá ¿y qué tiene que ver la elegancia por esto de los mails? ¡¡Pues mucho!! Cuándo tenéis un problema con alguien o hay algo que no se ha hecho bien y queréis comentárselo ¿¿lo habláis en privado o en público? ( espero que vuestra repuesta sea la primera opción!). Si cuando queremos resolver un asunto crítico de forma verbal, es fundamental  la elegancia de hacerlo en privado ¿Por qué al hacerlo vía e-mail lo hacemos “en público”?

Mi primer consejo es aconsejaros que si vamos a agradecer o valorar en positivo algo, pondremos en copia al interesado y, si quieres, a los responsables (superiores) pero si es para hacer un crítica, corregir o solucionar un conflicto, no pongan en copia a nadie o, de ser imprescindible, pon solo a aquella(s) persona(s) a quien realmente le interesa o compete el conflicto. Y aquí es donde va un tirón de orejas a todos esos que, ante el menor conflicto, pone en copia a todos los jefes de la empresa bien para cubrirse las espaldas, bien para poner en “entredicho” una gestión o persona o simplemente por falta de juicio. Nunca, nunca, nunca.

Como ya hemos comentado antes, tampoco se pone en copia a nadie que no esté involucrado directamente con el asunto que se está tratando o que no sea de su competencia.

Como también he recalcado, no se pone en copia a mil direcciones que no se conocen entre ellas de forma previa, salvo en copia oculta, para no incumplir la ley de protección de datos.

Otras características de los correos electrónicos

Y ya que estamos con las “manos en la masa”, vamos a ver algún consejito más que os ayudará a mantener una comunicación vía e-mail óptima:

Los mails siempre deben llevar un “Asunto”; el destinatario debe saber antes de abrir el correo quién se lo manda y sobre qué trata  “más o manos” el mensaje. Ojo al asunto que ponemos pues los motores anti-spam de muchas empresas eliminan automáticamente los mails cuyo título incluye palabras claves que asocian a mails comerciales no requeridos o mails malintencionados.

En general, un correo electrónico es una carta por lo que todas las fórmulas de cortesía, gramática y ortográfica aplican. Un mail no es un mensaje de móvil desarrollado mediantes abreviaturas e iconos!!

El mail ideal se debería poder visionar en un golpe de vista: debería ocupa el espacio visible de la pantalla, sin tener que dar al scroll (barrita lateral que mueve el cuerpo del mensaje) sobre todo si se trata de un texto comercial. En cualquier caso, si eso no fuese posible, es fundamental tener en mente regla mnemotécnica “KISS” que significa “hazlo de forma breve y concisa” (Keep It Simple and Short).  Si hay mucha información imprescindible que trasladar al destinatario, se hará en forma de adjuntos. Si los adjuntos son los fotos, se reduce la resolución de la misma para facilitar el envío y recepción del mensaje.

Hay que intentar aplicar lo de “menos es más” respecto al diseño. Los cambios de colores, modificación de tipografías, efectos de imagen, etc solo se usan si son i-m-p-r-e-s-c-i-n-d-i-b-l-e. Los excesos cansan la vista, dificultan la lectura (y comprensión) del mensaje y casi siempre da una impresión muy poco profesional de quien escribe. También es super-super-super importante usar un fondo claro y liso y letras oscuras, pues es el contraste que mejor se lee. Hemos de huir como “locos” de usar letras de color amarillo, rojo y otros colores muy vibrantes pues hacen daño ¡antes de empezar a leer!.

Los correos electrónicos son el medio más habitual de comunicación en el ámbito profesional por lo que es imprescindible aprender a hacerlo de forma óptima. ¿Os queda alguna duda? ¡Por favor, contádnosla!

Hasta dentro de siete días!!!

Esther Morillas

Colaboradora de pymecom

Podéis seguirme en Facebook y Twitter.

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